Em nossa carreira, nem sempre iremos nos deparar com empresas onde os processos são bem definidos, que utilizam alguma metodologia para gerenciar seus projetos, que tenha bons indicadores de performance e metas.

Nem só de PMBOK, Primavera, Sharepoint e WBS Chart Pro vive o homem. Provavelmente em algum momento de sua vida profissional, irá trabalhar em ambientes onde essas ferramentas não existam, onde você não tenha nem o bom e velho MS Project. O bom profissional irá chegar nessa empresa, cheio de grandes idéias para melhorar o dia-a-dia do pessoal de projetos da compania, mas, talvez nada poderá fazer, hora por imposição da matriz no exterior, hora por custos, hora por um chefe no estilo “somos assim, vamos morrer assim”.

A unica saída é trabalhar com o que se tem em mãos, e não ficar pensando muito no mundo ideal, aquele ao qual discutimos nos grupos do Yahoo e lemos nas publicações do PMI.

Talvez você trabalhe em uma estrutura onde, além de gerenciar projetos, você precise suportar o negócio, ou seja, dar manutenção e continuidade nas ferramentas já em produção e também você mesmo seja o responsável por levantar os requisitos.

Hora, como fazer para atuar como gerente de projeto, analista de negócios e analista de suporte tudo em um? Essa situação é mais comum do que se pensa, e isso acontece em grande multinacionais de prestígio.

Para essas empresas, o gerente de projetos não é exatamente um cargo, mas sim uma “função” ou uma “atividade” a qual o profissional poderá se deparar.

Estou vivendo isso atualmente e posso dizer a vocês que a princípio foi um choque, pois estava totalmente acostumado a trabalhar com processos bem definidos, gestão baseada em pmbok e por vai … agora eu tenho que dividir meu tempo entre gerenciar projetos, suportar sistemas de supplychain que já estão em produção e levantar requisitos. Ufaaaa é bem puxado. O atendimento se dá em nível nacional.

Realmente, quando estamos em uma situação dessa é preciso “sair da caixa” e se adaptar.

Em relação aos projetos, como os recursos financeiros, humanos e de sistemas são poucos e realmente não temos tempo para grandes planejamentos, devido dinâmica da empresa e as atividades paralelas de suporte ao negócio e atuação como analista de negócios, acabei centralizando minhas atividades mais no acompanhamento da execução das atividades e negociação com as áreas envolvidas, do que no planejamento em si. Infelizmente, em ambientes caóticos e extremamente dinâmicos, o fazejamento acaba vencendo, embora não seja o correto, é o que foi possível adotar e o negócio não pode parar.

Basicamente tenho gerenciado os projetos da seguinte maneira:
- Escopo: procuro defínilo ao máximo, pois ele é o coração do projeto nesta empresa, já que não temos tempo de planejar riscos de forma adequada
- Cronograma em Excel
- Plano de implementação
- Plano de retorno ou rollback
- Gestão de contratos: os profissionais que desenvolvem os recursos solicitados são terceirizados

Em termos de documentação, nesta empresa, nos baseamos nos itens acima.

O grande X da questão é a ORGANIZAÇÃO. Se você conseguir ao menos montar um escopo e um cronograma, dependendo do tamanho do projeto, já é o suficiente para um bom resultado tendo em vista que você atua em um cenário que isso é o melhor que pode fazer.

Existe uma idéia e se criar um escritório de projetos na empresa e isso é muito bom, pois, poderemos nos dedicar a PROJETOS, sem ter que tratar da análise de negócios, nem tão pouco de suportar os sistemas. Até este dia, vamos equilibrando os pratos nas mãos.

Abraço!