Quando implantamos um sistema ERP em uma empresa é comum sugirem comentários dos usuários e até da alta diretoria referente ao sistema, dizendo que ele não atendeu as espectativas, que o sistema não cumpriu tudo aquilo que foi prometido pelo fornecedor no ato da venda.

Este assunto deve ser avaliado com cautela, pois alguns fatores importantes normalmente são desconsiderados quando se deseja implantar um ERP. Estarei escrevendo neste post sobre um dos fatores que é o mapeamento de processos.

Cada empresa possui seus processos que normalmente são “semelhantes” aos de outras empresas do mesmo segmento, mas com suas particularidades.

Um sistema ERP também é estruturado em processos que na maioria das vezes são genéricos e podem não atender em plenitude os atuais processos de negócio da empresa que irá recebê-lo.

A partir deste instante começam os problemas caso não exista um trabalho de mapeamento de processos antes da implantação do sistema.

Nem sempre os processos atuais da empresa que recebe o ERP são os mais adequados, apresentam falhas e geram problemas e custos. Na verdade, estes problemas já existiam, os processos já eram falhos mas com a chegada do ERP eles são expostos.

A implantação de um ERP sempre deve ser acompanhada de um trabalho de levantamento de processos. Esse trabalho deve ser dividido em duas fases:

Fase 1: AS-IS (Como é)
Uma equipe de processos deverá mapear todos os processos da empresa e documentá-los. O nível de detalhe varia de acordo com a necessidade.

Fase 2: TO-BE (Como será)
Processos mapeados e documetados, entramos na fase 2. Neste momento serão sugeridas melhorias nos processos. Essas melhorias são necessárias para que o sistema de gestão funcione em plenitude.

Basicamente é realizada a seguinte análise: Como são os processos e o que precisa ser melhorado para que o sistema funcione corretamente.

Em alguns casos podem existir processos que não poderão sofrer modificações. Nesta situação podesse estudar a possibilidade de customizar o sistema de gestão.

Executando o mapeamento e melhoria de processos antes da implantação do sistema, com certeza as metas de sucesso e o retorno esperado do investimento (ROI) serão alcançados.